Protokoll fra elevlagets årsmøte 2016

Protokoll fra årsmøte 11. juni 2016

Til stede: Olav Teistedal, Øystein Sundvoll, Sven Tommy Nordhagen, Solveig Øyna, Solveig Handeland, Gerd Rokseth, Gunnar Birkeland.

Saksdokumenter:        

  • Saksliste ble lagt fram ved møtets begynnelse, jf referat under.
  • Tekst- og tallmateriale til sakene 2 og 3 ble presentert i PowerPoint på storskjerm.

1. Godkjenning av sakslista.

Sakslista ble godkjent.


2. Muntlig årsmelding / Samarbeidet mellom Elevlaget og skolen

Rektor redegjorde for de samtaler som har vært mellom Elevlagets representant, Gerd Rokseth, og skolens ledelse siden årsmøtet i 2014 og for de drøftinger som har funnet sted i skolens styre og forstanderskap i denne perioden.

Det ble redegjort for følgende vedtak:

I skolens styre 13.04.16, sak 19:

  • Spørsmålet om Elevlagets formelle rolle bringes inn for Forstanderskapet til drøfting i møtet 24.05.16.
  • Informasjonsarbeid rettet mot tidligere elever ivaretas både digitalt og analogt av rektors lederteam.
  • Rektors lederteam ser til at årlige elevtreff for de siste års elever og årlige elevstevner for jubileumskull finner sted.
  • Skolens økonomileder har ansvar for tilsyn med og forvaltning av Elevlagets bankkonto og likvide midler.
  • Ettersom Elevlaget ikke tilhører skolens formelle eierskap, innstilles det på følgende forslag til endring av skolens grunnregler, § 4:

Setningen

«I tillegg til forstanderskapets medlemmer har styret for skolen og Elevlagets representant stemmerett på forstanderskapsmøtene.»

endres til:

«I tillegg til forstanderskapets medlemmer har styret for skolen stemmerett på forstanderskapsmøtene.»

 

            I skolens forstanderskap 24.05.16, sak 5:

  • Det foretas følgende endring i skolens grunnregler, § 4:

Setningen

”I tillegg til forstanderskapets medlemmer har styret for skolen og Elevlagets representant stemmerett på forstanderskapsmøtene.”

endres til

”I tillegg til forstanderskapets medlemmer har styret for skolen stemmerett på forstanderskapsmøtene.”

Årsmøtet samtalte om skolens informasjonsarbeid, digitalt og analogt. Det ble poengtert at man må holde fast ved tiltak som fungerer og legge ned de ordningene som ikke gjør det. Videre ble det framholdt at vi må fortsette å arbeide med å ajourføre tidligere elevers adresser, både vanlige postadresser og elektroniske adresser. Gerd Rokseth stilte seg villig til å assistere skolens administrasjon med dette arbeidet.

Vedtak:
Skolens ledelse gis fullmakt til å kalle inn tidligere elever til generalforsamling i Elevlaget ved behov. Generalforsamlingen velger et ad-hoc-styre i den gjeldende situasjonen.

 3. Orientering om økonomien

 

  • Rektor gjorde rede for Elevlagets økonomiske situasjon.
  • I løpet av 2015 kom det inn i overkant av kr 46.000 til Elevlagets konto i form av gaver fra tidligere elever. I hovedsak dreier dette seg om gaver i forbindelse med kalenderen og førjulsbrevet som sendes ut til alle tidligere abonnenter på Sørlandsungdomen.
  • Saldo på Elevlagets konto pr 11.06.16 er kr 71.453, 59.
  • Det er et hovedanliggende at man søker å holde levende ideen om at nye elever får tilhørighet til det store fellesskapet av mennesker som har hatt et skoleår på folkehøgskolen på Birkeland.

Vedtak:

Skolens ledelse overtar administrering og disponering av Elevlagets konto og vurderer hvorvidt det for denne kontoen skal føres et eget regnskap for revisjon, eller om det er mest formålstjenlig å la kontoen inngå i skolens hovedføring av regnskap med tilhørende revisjon. Midlene som til en hver tid står inne på denne kontoen, skal spesifikt brukes til innkjøp og investeringer som kommer nye elever til gode.

4. Eventuelt

Ingen saker.

 

 

Birkeland, 13.06.16,


Gunnar Birkeland, referent